đo lường hiệu quả phần mềm bằng ROI

2020-08-03

ROI - Đo lường hiệu quả đầu tư phần mềm doanh nghiệp

Đầu tư vào công nghệ đã và đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để thúc đẩy sự tăng trưởng. Trong thời buổi kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, các doanh nghiệp trở nên ngày càng thận trọng hơn trong việc triển khai các giải pháp công nghệ nhằm đảm bảo những giá trị mang lại phải tương xứng với sự đầu tư. Tuy nhiên, đến nay vẫn chưa có một công thức thống nhất để đo lường hiệu quả từ các khoản đầu tư công nghệ.

1. ROI là gì?

ROI (viết tắt của Return on Investment) nghĩa là Chỉ số hoàn vốn đầu tư

ROI thường được định nghĩa là một thước đo hiệu suất, được sử dụng để đánh giá hiệu quả của một khoản đầu tư hoặc so sánh hiệu quả của một số khoản đầu tư khác nhau. ROI đo lường trực tiếp số tiền hoàn vốn trên một khoản đầu tư cụ thể, liên quan đến chi phí đầu tư.

Tính toán ROI có thể giúp bạn hiểu cách đầu tư trực tiếp đóng góp cho doanh nghiệp. Đây là một công cụ hữu ích để đánh giá các quyết định kinh doanh trong quá khứ và dự đoán cho những quyết định tương lai.

Vậy tính ROI như thế nào?

ROI phụ thuộc vào phần mềm được phát triển

ROI sẽ phụ thuộc vào loại ứng dụng hoặc phần mềm đang được tạo. Lợi nhuận của một sản phẩm phục vụ cho quy trình kinh doanh sẽ khác với sản phẩm phần mềm thương mại, vì thế ROI của 2 phần mềm này cũng khác nhau.

2. Phần mềm quy trình kinh doanh

Loại phần mềm này thường được ứng dụng để xử lý các quy trình công việc của một doanh nghiệp. Việc đo lường hiệu quả phần mềm này sẽ phụ thuộc vào kết quả cải thiện quy trình, chủ yếu là hiệu suất. Khi xét đến ROI, bạn nên cân nhắc một số câu hỏi sau:

Phần mềm này sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp bạn bao nhiêu thời gian?
Tỉ lệ chuyển đổi khách hàng và doanh số có được cải thiện?
Các giao tiếp không cần thiết trong hệ thống có được loại bỏ?
Bạn có nhìn thấy và giải quyết được các tắc nghẽn tiềm ẩn đang làm chậm quy trình làm việc của doanh nghiệp?

3. Phần mềm thương mại

Trọng tâm của phần mềm thương mại là quản lý bán hàng, vậy nên việc đo lường khoản đầu tư này chủ yếu tập trung vào doanh thu và lợi nhuận. Những câu hỏi phù hợp để xem xét ROI của phần mềm này:

Bạn tốn bao nhiêu tiền để có được một khách hàng mới hoặc một khách hàng tiềm năng?
Tỷ lệ duy trì khách hàng là bao nhiêu?
Việc hỗ trợ khách hàng đang như thế nào? Cách họ liên lạc với doanh nghiệp để giải quyết vấn đề có đang hiệu quả không?
Phần mềm có giúp các nhân viên hoàn thành nhiều công việc hơn với thời gian ít hơn?

4. Công thức tính ROI

a. Chi phí đầu tư

Đầu tiên, chúng ta hãy xem một ứng dụng doanh nghiệp có thể khiến bạn tốn bao nhiêu tiền. Về mặt đầu tư của ROI, chi phí của một phần mềm cũng khá rõ ràng và có thể kiểm soát được. Thông thường bao gồm những loại sau:

Chi phí mua phần mềm: Chi phí cho phần mềm thông thường sẽ không thay đổi nhiều so với báo giá ban đầu. Tuy nhiên khi triển khai, có thể bạn sẽ gặp tình huống phát sinh khiến mình phải chi thêm để mở rộng tính năng hoặc mở rộng thêm bản quyền cho số lượng nhân viên sử dụng.
Phần cứng: Nếu phần mềm của bạn được triển khai tại chỗ, phần lớn chi phí phần cứng của bạn sẽ đến từ việc mua các máy chủ và thiết bị mạng mới. Mặt khác, nếu hệ thống của bạn được lưu trữ trên đám mây, chi phí phần cứng của bạn sẽ ở mức tối thiểu.
Triển khai kỹ thuật: Cho dù bạn triển khai nội bộ hoặc thuê ngoài một số công việc cho một công ty tư vấn, chi phí của bạn sẽ bao gồm hàng giờ cho các hoạt động như thu thập yêu cầu, cấu hình, tùy chỉnh, triển khai và thử nghiệm. Hãy cảnh giác với các chi phí ít rõ ràng hơn, như tiền công tác cho các chuyên gia tư vấn hoặc trả lương ngoài giờ cho nhân viên toàn thời gian của bạn.
Đào tạo người dùng: Một ứng dụng phần mềm mới khá phức tạp và mới mẻ. Nhân viên của bạn sẽ cần thời gian để được đào tạo cách sử dụng. Thông thường, các nhà cung cấp sẽ có dịch vụ đào tạo bổ sung theo yêu cầu của doanh nghiệp với mức giá được tính theo ngày công. Đôi khi công ty bạn cần phải tìm chuyên gia tư vấn chuyên về hệ thống để tư vấn cho doanh nghiệp làm thế nào để sử dụng sao cho hiệu quả.
Quản lý thay đổi: Tiền dành cho việc chuẩn bị nhân viên sử dụng hệ thống mới và quy trình kinh doanh mới cũng là một yếu tố trong tổng chi phí. Việc thuê các chuyên gia bên ngoài hoặc các chuyên gia quản lý thay đổi sẽ thuộc loại này.

b. Thu nhập từ đầu tư

Bây giờ tới phần chủ đề quan trọng hơn phương trình ROI: giá trị dự án của bạn. Thực chất không có một công thức, một quy tắc rõ ràng nào về những lợi ích cần được xem xét khi tính toán ROI. Bạn hoàn toàn có thể chỉ tập trung vào mục tiêu là giảm chi phí hoặc tăng lợi nhuận.

Bản thân doanh nghiệp sẽ quyết định họ cần xác định mục tiêu cốt lõi của phần mềm - những thách thức kinh doanh nào nó cần giải quyết cho bạn. Nghĩa là, giá trị nào có ý nghĩa với tổ chức của bạn?

Khi đầu tư vào phần mềm mới hoặc ứng dụng di động, doanh nghiệp thường phân loại các loại lợi nhuận tài chính mà mình mong muốn như tăng doanh thu, giảm chi phí, loại bỏ chi phí, giảm vốn, loại bỏ vốn.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp quyết định áp dụng phần mềm quản lý quy trình mới, họ sẽ xem xét các điểm đo lường cụ thể như tiết kiệm được bao nhiêu chi phí T&E hoặc tiết kiệm chi phí bằng cách giảm lỗi của con người:

Việc tăng doanh thu có thể xuất phát từ khả năng tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng vì giải pháp mới giúp quy trình tư vấn và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Việc giảm chi phí đạt được khi phần mềm hiện đại hỗ trợ quản lý nhân sự dễ dàng hơn, cắt giảm được nhân sự và công đoạn thừa thãi.
Cắt giảm hoàn toàn chi phí bằng việc loại bỏ được các xử lý báo cáo thủ công.
Giảm vốn đến từ thực tiễn doanh nghiệp cần lưu trữ ít hóa đơn, các đề xuất và báo cáo bằng giấy hơn.
Về mặt cắt bỏ vốn, nếu có phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ không cần mở rộng nhân sự vì các nhân sự sẵn có làm việc năng suất hơn.

Một số lợi ích phổ biến khi các doanh nghiệp tìm đến một ứng dụng công nghệ:

Vậy tính toán thu nhập từ đầu tư như thế nào?

Việc này phức tạp hơn tính toán chi phí rất nhiều bởi vì bản thân nó không phải là một công thức tài chính chặt chẽ. ROI thực tế dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm những thứ khó định lượng như văn hóa tổ chức, đào tạo, tính gắn kết của nhân viên,...

Lợi nhuận vô hình

Trên thực tế, có nhiều lợi ích đem lại từ công nghệ rất khó để định lượng, chính vì thế chúng không được đưa vào công thức tính ROI. Tuy nhiên, những lợi ích vô hình này sẽ gián tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, chúng cũng là những yếu tố quan trọng để bạn đánh giá hiệu quả của một phần mềm:

- Chứng minh doanh nghiệp hiện đại, thích ứng nhanh, liên tục mong muốn cải thiện không ngừng để cam kết mang đến chất lượng tốt nhất cho khách hàng.

- Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

- Tăng sự hài lòng của khách hàng (có thể thể hiện qua phản hồi và tỉ lệ quay lại)

- Khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng, tư vấn và hỗ trợ được cải thiện

- Khả năng dự báo và phân tích tốt hơn

- Cải thiện tinh thần và tính gắn kết của nhân viên, giữ chân nhân viên

…

Lợi nhuận hữu hình

Ví dụ với mục tiêu nâng cao hiệu quả nội bộ, bạn có thể xem xét đến những lợi ích:

- Giảm chi phí đi lại: Ví dụ như các cuộc họp trực tuyến thay thế cho buổi gặp mặt trực tiếp, các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa thay vì làm việc tại văn phòng.

- Thời gian tiết kiệm từ việc lỗi con người giảm.

- Thời gian tiết kiệm được từ hệ thống ổn định, không xảy ra lỗi, ít nhu cầu bảo trì hoặc không phát sinh các vấn đề cần giải quyết.

-Tiết kiệm thời gian từ sự hỗ trợ nhanh chóng của nhà cung cấp (phản hồi nhanh, sửa chữa nhanh và chính xác,...)

Với mục tiêu nhằm cải thiện năng suất, giao tiếp hoặc sự hợp tác của nhân viên, các lợi ích nên xem xét:

- Tần suất sử dụng phần mềm: Tần suất nhân viên thực sự sử dụng ứng dụng là bao nhiêu? Một số nhà cung cấp có thể đo lường được chỉ số sử dụng của nhân viên và tìm cách hỗ trợ bạn tối ưu hóa các quy trình, cố gắng tích hợp nó vào doanh nghiệp của bạn.

- Tăng hiệu suất làm việc: Bao nhiêu công việc được thực hiện trong một thời gian cố định?

- Tiết kiệm thời gian: Ví dụ giảm các cuộc họp, giảm thời gian báo cáo, giảm thời gian giao tiếp giữa nhân viên,...

- Tiết kiệm chi phí: Ví dụ loại bỏ việc lưu trữ giấy tờ, ngừng hoạt động hệ thống cũ, bộ máy cũ có các chi phí cố định,...

Kết quả cuối cùng

Bây giờ, bạn đã tính tổng chi phí và giá trị dự án của mình, đã đến lúc đo lường ROI của bạn bằng cách quay trở lại với phương trình ROI đã đề cập bên trên:

ROI = (Thu nhập từ đầu tư - Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư * 100

ROI càng cao thì càng tốt. Ví dụ, ROI đạt 300% trong khoảng thời gian 3 năm của khoản đầu tư thì tương ứng với tỷ lệ hoàn vốn gấp ba lần khoản đầu tư khi thời hạn kết thúc.

Nếu số liệu là âm, điều đó cho thấy rằng trong một khoảng thời gian nhất định, khoản đầu tư này không sinh lãi, mặc dù nó có thể tạo ra lợi nhuận trong dài hạn. Ví dụ, ROI -50% chỉ ra trong vòng một năm đầu tư, dự án sẽ tạm thời vẫn lỗ, chưa hoàn vốn. Khoản đầu tư có thể mang lại lợi nhuận sau 2 năm, và sau 3 năm công ty dự kiến kiếm được 50% lợi nhuận khi áp dụng phần mềm.

Ví dụ về việc tính ROI

Chúng ta sẽ cùng xem xét một ví dụ đơn giản. Một nhà sản xuất đồ nội thất sở hữu chuỗi 70 cửa hàng tại Ba Lan ban đầu không có hệ thống phần mềm để tích hợp dữ liệu từ các cửa hàng. Việc báo cáo kết quả bán hàng cho Giám đốc điều hành yêu cầu tất cả nhân viên đều cần thực hiện (bao gồm nhân viên bán hàng, quản lý cửa hàng, giám đốc khu vực và giám đốc bán hàng chính). Bảng dưới đây mô tả chi phí công tác báo cáo của doanh nghiệp trong 1 năm:

Khi áp dụng hệ thống công nghệ tự động hoá đầu và của dữ liệu trên toàn bộ chuỗi cửa hàng, nhà sản xuất ước tính toàn bộ chi phí là 190.000.000 VNĐ.

Lợi nhuận từ đầu tư ở đây được hiểu là một khoản tiết kiệm được thực hiện khi hệ thống được triển khai, trong trường hợp này là số giờ làm việc mỗi năm của nhân viên nhập thủ công dữ liệu bán hàng: 313.000.000 VNĐ (tạm không xét đến những lợi nhuận vô hình).

Quay trở lại công thức, khi thay thế các số liệu vào thì chúng ta sẽ được:

ROI = (313.000.000- 190.000.000) / 190.000.000* 100% = 64.73%

Điều đó nghĩa là gì? Sau chưa đầy 1 năm triển khai, hệ thống đã mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, công ty kiếm được lợi nhuận hơn một nửa so với số tiền họ đã đầu tư.

Peter Drucker, một trong những nhà tư tưởng và tư vấn quản lý nổi tiếng nhất thế kỷ 20, đã nói. Điều quan trọng khi mua và triển khai một sản phẩm phần mềm mới là phải hiểu rõ về giá trị mà nó mang lại cho tổ chức.

Tuy nhiên như đã nói, ROI không phải là một công thức tài chính có thể được tính toán chặt chẽ vì thế nó chỉ nên là một trong những yếu tố để xem xét khi đánh giá một phần mềm.

Và đừng quên rằng, một phần mềm chỉ hiệu quả khi bước đầu được triển khai tốt nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình một nhà cung cấp uy tín. Bên cạnh các vấn đề về chất lượng sản phẩm và chi phí, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến việc tư vấn, chăm sóc, bảo trì và nâng cấp hệ thống.