Cư dân chung cư cần biết: Chức năng và nhiệm vụ của Ban quản trị

2024-12-27

Phân biệt Ban quản trị và Ban quản lý tại tòa nhà chung cư

Trong quản lý vận hành bất động sản, hai thuật ngữ Ban quản lý và Ban quản trị xuất hiện thường xuyên tuy nhiên không phải lúc nào cũng được sử dụng đúng. Trên thực tế, đây là hai đơn vị hoạt động độc lập, mặc dù cả hai đều phục vụ mục đích quản lý tòa nhà, nhưng chúng có những khác biệt cơ bản về vai trò, trách nhiệm và cách thức hoạt động. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Ban quản lý và Ban quản trị sẽ giúp cư dân nhận biết đúng chức năng của từng bên và tìm kiếm sự hỗ trợ hiệu quả.

Theo quy định tại khoản 3, điều 2, Luật Nhà ở 2023: “Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.”

Việc quản lý nhà chung cư được thực hiện bởi Ban quản trị và Ban quản lý, nhằm đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả, minh bạch và nâng cao trải nghiệm của cư dân. Mặc dù hai đơn vị này hoạt động độc lập và có chức năng khác nhau, nhưng không phải cư dân hay khách thuê nào cũng hiểu rõ phạm vi công việc cụ thể của từng bên.

1. Ban quản lý tòa nhà chung cư

Ban quản lý nhà chung cư là đơn vị được Chủ đầu tư hay Ban quản trị lựa chọn, đánh giá và ký kết hợp đồng để thực hiện các nhiệm vụ vận hành và quản lý tòa nhà. Đơn vị này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng sống và hoạt động ổn định tại các chung cư.

Theo Luật Nhà ở 2023, các dự án nhà chung cư có từ 20 căn hộ trở lên bắt buộc phải có đơn vị quản lý, có tư cách, có con dấu và tài khoản riêng để hoạt động. Các thành viên trong Ban quản lý phải có trình độ chuyên môn bao quát nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý nhân sự, quản lý kỹ thuật, quản lý an ninh hay quản lý vệ sinh môi trường (điều 150, Luật Nhà ở 2023).

Quyền và trách nhiệm của Ban quản lý nhà chung cư được quy định tại điều 43 quy chế ban hành kèm thông tư 05/2024/TT-BXD ban hành ngày 31/07/2024, cụ thể:

[1] Thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định của Quy chế này và hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký với Ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với nhà chung cư không phải thành lập Ban quản trị); thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo hợp đồng bảo trì nếu có năng lực bảo trì; trường hợp chưa ký hợp đồng thì thực hiện theo nội dung đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.

[2] Ký kết hợp đồng phụ với các đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có); giám sát việc cung cấp các dịch vụ của các đơn vị này.

[3] Thông báo bằng văn bản về việc thu, nộp các khoản kinh phí có liên quan; thông báo các yêu cầu, nội dung cần chú ý cho người sử dụng nhà chung cư trong trường hợp xảy ra các tình huống đột xuất như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn; hướng dẫn việc lắp đặt các thiết bị trong phần sở hữu riêng của chủ sở hữu.

[4] Thu kinh phí dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo thỏa thuận với các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; thu, chi trả thù lao cho các thành viên Ban quản trị nhà chung cư theo quyết định của hội nghị nhà chung cư.

[5] Định kỳ hàng năm tại Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, đơn vị quản lý vận hành phải báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành nhà chung cư với Ban quản trị, báo cáo tình hình quản lý vận hành tại Hội nghị nhà chung cư, lấy ý kiến góp ý của chủ sở hữu, người sử dụng về việc cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư.

[6] Phối hợp với Ban quản trị nhà chung cư để giải quyết các vấn đề khác có liên quan trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư.

[7] Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

[8] Phải bàn giao lại hồ sơ nhà chung cư cho Ban quản trị; bàn giao các công việc liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư cho đơn vị quản lý vận hành mới.

[9] Thực hiện các quyền và trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư theo các thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký kết hoặc theo nội dung đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua trong trường hợp chưa ký kết hợp đồng dịch vụ; trường hợp Ban quản trị không tuân thủ các thỏa thuận nêu tại khoản này thì đơn vị quản lý vận hành được tiếp tục thực hiện theo các thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết hoặc nội dung đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình; được tiếp tục thực hiện hợp đồng trong trường hợp được Hội nghị nhà chung cư đánh giá vẫn thực hiện tốt các nội dung trong hợp đồng.

Bên cạnh đó, đối với các vấn đề vượt ngoài phạm vi thẩm quyền của mình, Ban quản lý sẽ đóng vai trò hỗ trợ hướng dẫn Cư dân theo hướng giải quyết phù hợp. Điều này không chỉ giúp Cư dân xử lý vấn đề nhanh chóng, mà còn tăng cường sự rõ ràng, minh bạch trong việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản lý.

2. Ban quản trị tòa nhà chung cư

Theo Luật Nhà ở 2023, Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sở hữu hoặc nhiều chủ sở hữu nhưng dưới 20 căn hộ được hoạt động theo mô hình tự quản hoặc thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp; hoặc kết hợp giữa tự quản và thuê đơn vị quản lý. Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên thì được tổ chức theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần hoặc mô hình hội đồng quản trị của hợp tác xã và bắt buộc phải thành lập Ban quản trị.

Ban quản trị nhà chung cư có nhiệm kỳ hoạt động 03 năm, kể từ ngày có quyết định công nhận của Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ, trừ trường hợp phải họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu thay thế Ban quản trị do bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm khi chưa hết nhiệm kỳ.

Ban quản trị được cấp kinh phí hoạt động từ đóng góp hàng năm của chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư, dựa trên cơ sở quyết định của Hội nghị nhà chung cư. Kinh phí này được ghi rõ trong quy chế hoạt động của Ban quản trị và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động riêng của Ban quản trị. Ban quản trị chỉ được sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp Hội nghị nhà chung cư thường niên đảm bảo minh bạch và trách nhiệm.

Thông thường, một Ban quản trị tòa nhà sẽ có tối thiểu 3 - 6 thành viên tùy thuộc vào vào loại hình tòa nhà có một khối nhà độc lập hay một cụm nhà chung cư, đại diện cho các chủ sở hữu, đại diện Chủ đầu tư (nếu có), người sử dụng dụng nhà cư (nếu chủ sở hữu không tham dự) và các thành viên khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư.

Ban quản trị là cầu nối quan trọng giữa cư dân với Chủ đầu tư và đơn vị quản lý vận hành. Theo Luật Nhà ở 2023, Ban quản trị được bầu ra từ hội nghị nhà chung cư để đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Trong đó, Ban quản trị đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động tại chung cư, đảm bảo môi trường sống ổn định và an toàn cho cư dân, cụ thể theo các nội dung quy định tại điều 148 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, được quy định tại thông tư 05/2024/TT-BXD, cụ thể như sau:

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm:

[1] Đăng ký con dấu, tài khoản hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư, tài khoản để quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì

[2] Quản lý hồ sơ nhà chung cư từ Chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở và cung cấp cho đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;

[3] Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì theo quy chế thu, chi tài chính do Hội nghị nhà chung cư quyết định; báo cáo Hội nghị nhà chung cư việc thu, chi khoản kinh phí này;

[4] Ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với Chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở hoặc đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn.

[5] Lựa chọn, ký kết hợp đồng bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và giám sát hoạt động bảo trì theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Việc bảo trì phần sở hữu chung có thể do đơn vị đang quản lý vận hành nhà chung cư hoặc đơn vị khác có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật về xây dựng thực hiện;

[6] Đôn đốc, nhắc nhở chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc thực hiện nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư, Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư; thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, giải quyết;

[7] Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư;

[8] Thực hiện đúng quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua; không được tự miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị nhà chung cư;

[9] Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định tại khoản này;

[10] Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

[11] Thực hiện công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao mà không trái quy định của pháp luật và các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư có một chủ sử hữu cũng tương tự như trách nhiệm của Ban quản trị nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, trừ các trách nhiệm:

[7] Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư;

[10] Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

[11] Thực hiện công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao mà không trái quy định của pháp luật và các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm của Ban quản trị trong tòa nhà chung cư là rất nhiều và phức tạp và đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình quản lý. Ban quản trị phải đảm bảo tài chính minh bạch, giám sát hoạt động bảo trì, giải quyết tranh chấp cư dân, và duy trì an ninh trật tự, tất cả đều đòi hỏi sự cẩn thận và quản lý chặt chẽ. Tuy nhiên, việc theo dõi từng công việc, từ chi phí bảo trì đến các yêu cầu cư dân, có thể trở nên rối ren và khó khăn, đặc biệt với các Chủ đầu tư/Ban quản lý/Ban quản trị chưa có kinh nghiệm. Phần mềm PiHome là giải pháp công nghệ giúp giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng và nhanh chóng. Với sự hỗ trợ của PiHome, Ban quản trị có thể nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và xây dựng một môi trường sống văn minh, hiện đại hơn.

Tóm lại, Ban quản lý là đội ngũ trực tiếp điều hành và vận hành mọi hoạt động trong tòa nhà chung cư, trong khi Ban quản trị là đại diện của Chủ đầu tư hoặc cư dân, chịu trách nhiệm giám sát và đảm bảo việc quản lý, sử dụng tòa nhà tuân thủ theo các quy định pháp luật.

Đối với Ban quản lý, Chủ đầu tư hay Ban quản trị, việc lựa chọn đội ngũ có chuyên môn và năng lực phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu quả trong vận hành. PiHome là đơn vị tiên phong trong việc cung cấp giải pháp công nghệ quản lý chung cư và tòa nhà tại Việt Nam. Với nền tảng quản lý toàn diện và công nghệ tiên tiến, PiHome cam kết mang đến các giải pháp hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao của khách hàng.